請求書の作り方と管理はどうすればいい？
要点まとめ
- 請求書は「誰に・いつ・何を・いくらで・いつまでに支払ってほしいか」を明確にする書類
- 必須項目：発行日・請求書番号・請求先・品目・金額・消費税・合計・支払期限・振込先
- 作成方法は「手書き／Excel／クラウド（会計ソフト）」の3パターン。業務量や将来拡張性で選ぶ
- 管理は「連番ルール」「ステータス管理（発行・督促・入金）」「保存期間（目安：個人5年〜法人7年）」「バックアップ」が重要
- まずはテンプレを1つ決め、月1回の照合（発行済みと入金の突合）を習慣化する
1) 請求書の基本（最初に押さえること）
請求書は売上を確定させ、入金をお願いするための重要な書類です。税務や取引の証拠にもなるため、慌てずに正確に作りましょう。
必須で入れるべき項目（シンプル版）
- 発行日（例：2026-01-27）
- 請求書番号（例：202601-001）
- 請求先（会社名・担当者名・住所）
- 品目・内訳（サービス名、数量、単価）
- 金額（小計、消費税、合計）
- 支払期限（例：請求書発行日から30日以内）
- 振込先（銀行名・支店・口座番号・口座名義）
- 発行者（自分の社名／屋号・住所・連絡先）
例：小規模事業だと「支払期限：発行日から30日以内」「振込手数料は依頼主負担」の記載がよく使われます。
2) 請求書の作り方：手順（初心者向け）
- テンプレを用意する（後述のテンプレをコピーして使ってOK）
- 請求書番号を採番する（連番ルールを決める）
- 発行日と支払期限を記入する
- 品目・数量・単価を記入して計算する（消費税の扱いを確認）
- 振込先と備考（納品日や契約番号）を入れる
- PDF化してメール添付、または印刷して郵送する
ポイント：金額は税込／税抜のどちらかに統一し、どちらかを明記する。消費税率は取引時の税率に合わせる。
3) 請求書テンプレ（そのまま使えるシンプル版）
請求書（サンプル）
発行日：2026-01-27
請求書番号：202601-001
請求先：株式会社サンプル 御中
〒123-4567 東京都新宿区1-2-3
担当：山田太郎
発行者：自分の屋号／会社名
〒000-0000 住所
TEL: 03-0000-0000 E-mail: sample@example.com
| 品目 | 数量 | 単価（円） | 金額（円） |
|—|—:|—:|—:|
| ウェブ制作（基本料金） | 1 | 100,000 | 100,000 |
| 保守（1か月分） | 1 | 10,000 | 10,000 |
小計：110,000円
消費税（10%）：11,000円
合計：121,000円
支払期限：2026-02-26（発行日から30日）
振込先：みずほ銀行 新宿支店 普通 1234567 口座名義：ヤマダ タロウ
備考：納品は2026-01-20に完了しています。
上のテンプレはExcelやGoogleスプレッドシートにそのまま貼って使えます。
4) 作成方法の比較（簡単）
- 手書き
- メリット：簡単、コストゼロ
- デメリット：見栄え・検索性・控え管理が面倒
- Excel／スプレッドシート
- メリット：テンプレ化、計算自動化、印刷・PDF化が容易
- デメリット：複数人管理や入金管理は手作業になりがち
- クラウド会計ソフト（無料〜有料）
- メリット：発行・送付（メール/PDF）・入金消込・帳簿連携が可能
- デメリット：ランニングコスト、学習コスト
目安：月数件〜数十件ならExcelで十分。月100件を超える、あるいは入金管理を効率化したい場合は会計ソフトを検討。
5) 管理のコツ（実務で困らないために）
- 請求書番号は「YYYYMM-連番」（例：202601-001）でルール化する
- 発行後はPDFで保存（クラウドストレージ＋ローカルバックアップ）
- ステータスを管理する（未送付→発行済→督促中→入金済）
- 月1回は未入金一覧を作り、督促メールを送る（テンプレ文を用意）
- 保存期間の目安：個人は5年、法人は7年が一般的（税務で確認を）
- 電子帳簿保存や電子インボイス制度を使う場合、ルールに沿った保存が必要
督促の例：支払期限から7日以内にまずは「確認のご連絡」、その後14日、30日と段階的に。冷静・礼儀正しく進める。
6) よくある質問（Q&A）
Q. 請求書は手書きでもいいですか？
A. 取引先が少なく、証拠として残せれば問題ありませんが、後で業務効率や検索性を考えるとExcel/PDF化が無難です。
Q. 消費税はどう書けばいい？
A. 税抜表示か税込表示かを明記してください。仕訳や税務処理のため、税抜で金額を管理する事業者が多いです。
まとめ（まずの3ステップ）
- まずはこのテンプレを使って1件作成してみる（Excel or Googleスプレッド）
- 請求書番号ルールと支払期限ルール（例：発行日から30日）を決める
- 月1回、発行済みと入金の突合を行い、未入金には督促する
まずは「テンプレを決めて、1か月続ける」ことが一番の近道です。慣れてきたら会計ソフトや自動化を検討しましょう。
付録：簡単テンプレ（CSV形式）ファイルを同梱しています。Excelで開いてそのまま使えます。
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