売上と入金がズレるとき、どう記録すればいい？

要点まとめ

• 売上と入金がズレるのはよくあること。記録ルールを決めて一貫して運用することが大切。
• 基本は「発生主義（請求ベース）」と「現金主義（入金ベース）」のどちらで記帳するかを決める。
• 売掛金・前受金・未収入金などを正しく使えば、入金ズレを帳簿で管理できる。
• 毎月の突合（請求書 ↔ 入金 ↔ 銀行明細）は最小限の手間で残高のズレを防ぐ有効な方法。

1. まずは記帳ルールを決める（発生主義 vs 現金主義）

• 発生主義（請求ベース）
• 売上は「商品・サービスを提供した時点（請求した時）」に計上。
• 売掛金として計上し、入金があったら売掛金を減らす。
• メリット：収益の発生を正確に把握できる（事業の実態を反映）。

• デメリット：入金管理が別途必要。

• 現金主義（入金ベース）

• 売上は「お金が入った時」に計上。
• メリット：キャッシュフロー管理が分かりやすい。小規模事業者向け。
• デメリット：実際に提供した売上と時期がずれるため業績比較が難しい。

※どちらを選ぶかは事業形態や税務上の扱いによって変わります。税務上の扱いが心配なら税理士へ相談を。

2. 基本的な仕訳（わかりやすい例）

例1：請求して後から入金される場合（発生主義を採用）
– 商品を100,000円で販売、請求したとき（消費税は省略）
– 借方：売掛金 100,000円
– 貸方：売上 100,000円
– 後日、銀行に入金があったとき
– 借方：普通預金 100,000円
– 貸方：売掛金 100,000円

例2：先に入金を受け取り、後でサービス提供する場合（前受金の利用）
– 先に入金100,000円があったとき
– 借方：普通預金 100,000円
– 貸方：前受金 100,000円
– サービス提供して売上計上するとき
– 借方：前受金 100,000円
– 貸方：売上 100,000円

ポイント：売掛金（未回収の売上）と前受金（先受け）を正しく使えば、入金ズレの原因と状況が帳簿で一目瞭然になります。

3. 実務で使える簡単な管理表（Excel/スプレッドシート）

おすすめの列（左から右へ）
– 請求日 / 伝票番号 / 取引先 / 内容 / 請求金額 / 請求期日 / 入金日 / 入金額 / 残高 / ステータス（未入金/入金済/部分入金） / メモ

運用のコツ
– 月末に「請求残高」と「売掛金の総額」を照合。
– 銀行明細と入金日・入金額を突合（例えばVLOOKUPやMATCHで自動化）。
– 未入金がある場合は「経過日数」を出して督促タイミングを管理。

4. よくあるズレと対処方法

• 請求書と入金額が合わない（差額がある）
• 理由：振込手数料を差し引かれた・値引き・消費税計算違いなど。

• 対処：差額の理由を確認して、必要なら相手に連絡。手数料は「支払手数料」として計上。

• 入金が遅れている（未回収）

• まずは請求書の再送 → 支払期日の確認 → 電話やメールによる督促。

• 長期未回収は貸倒引当金や貸倒損失の検討（会計処理上）。

• 請求書を発行し忘れた

• 発行月と実際の業務提供月の整合性に注意。記帳ルールに従って修正仕訳を行う。

5. 発生主義を採るときのチェックリスト（毎月）

• 請求書を全件登録しているか
• 売掛金台帳と会計ソフトの残高が一致しているか
• 銀行入金と売掛消込が一致しているか
• 前受金が期限内に売上化されているか

6. 会計ソフトや外部サービスの活用

• メリット：自動で売掛金管理、銀行明細の自動取得・照合、督促メールの自動化などができる。
• 注意点：初期設定（勘定科目や消費税設定）を正しく行うこと。

おすすめの進め方：まずは簡単なExcelで運用ルールを固め、月次で問題なければ会計ソフトへ移行して自動化を進める。

まとめ（次のステップ）

1. どちらの記帳基準（発生主義／現金主義）で運用するか決める。
2. 売掛金・前受金などの勘定科目の使い方をルール化する。
3. 月次で請求書・入金・銀行明細を突合する習慣をつける。
4. 頻繁にズレが出るならテンプレートや会計ソフトで自動化を検討する。

不安があれば、実際の仕訳例や直近の請求書を用意して専門家（税理士・会計士）に相談すると安心です。簡単なテンプレートが欲しければ、あなたの業態（BtoB/BtoC、月次請求か都度請求か）を教えてください。すぐ使える表を作ってお渡しします。